Begriffe kurz erklärt

Nach der Jury-Sitzung nimmt das Kulturkoffer-Team mit Ihnen telefonisch Kontakt auf, um Sie über die Förderentscheidung zu informieren. Es besteht kein Anspruch auf Förderung. Grundsätzlich wird die Entscheidung nicht begründet. Nach der telefonischen Absage erhalten Sie diese noch einmal in schriftlicher Form. Gerne können Sie einen Termin mit dem Kulturkoffer-Team vereinbaren, um weitere Fördermöglichkeiten für Ihre Projektidee zu besprechen.

Die Allgemeinen Nebenbestimmungen enthalten Bedingungen und Erläuterungen für den Erhalt von Zuwendungen zur Projektförderung. Unterschieden wird zwischen Projektförderungen für freie Träger (ANBest-P), für Gebietskörperschaften (ANBest-Gk) und für Einrichtungen in Institutioneller Förderung (ANBest-I). Die Allgemeinen Nebenbestimmungen werden Ihnen mit dem Vertrag zur Weiterleitung der finanziellen Mittel zur Verfügung gestellt. Als Zuwendungsempfänger*in verpflichten Sie sich, diese zu lesen und einzuhalten.

Die Projekte im Kulturkoffer werden über eine Anteilfinanzierung gefördert. Der Fördersatz liegt in der Regel bei 70 Prozent. Das bedeutet, 70 Prozent aller förderfähigen Ausgaben werden über die Kulturkoffer-Förderung abgedeckt. Wenn das Projekt bei der Durchführung günstiger wird, verringert sich auch die Fördersumme. Erhöhen sich die Ausgaben, ist die Förderung durch die festgelegte Maximalsumme gedeckelt.

Ein Antrag auf Förderung durch den Kulturkoffer besteht aus einer Projektbeschreibung, einem Ausgaben- und Finanzierungsplan und den formalen Angaben. Hierfür stehen Ihnen drei Vorlagen zur Verfügung. Zum Antrag gehören außerdem die Nachweise über den Status Ihrer Institution (Reisepass).
Der vollständige Antrag kann mit einem Online-Formular auf der Kulturkoffer-Homepage eingereicht werden. Der Zeitraum für die Antragsstellung liegt meist im Spätsommer bis Herbst, die genauen Fristen werden auf der Homepage und über den Kulturkoffer-Newsletter bekannt gegeben.

Der Ausgaben- und Finanzierungsplan (AuF) ist ein wesentlicher Bestandteil des Antrags. Eine Vorlage bekommen Sie mit den Antragsunterlagen zur Verfügung gestellt. Er bildet das Projekt in Zahlen ab und sollte im besten Fall die Projektbeschreibung widerspiegeln. Der AuF stellt die geplanten Ausgaben den geplanten Einnahmen gegenüber und errechnet automatisch die Förderquote und die daraus resultierende Fördersumme.
Ihre Angaben im AuF sind bindend für das Projekt und werden zum Projektende durch den Verwendungsnachweis geprüft. Sollten sich Änderungen im Projektverlauf ergeben, die sich auf die Ausgaben und/oder Einnahmen auswirken, müssen Sie diese unverzüglich dem Kulturkoffer mitteilen. Sind die Abweichungen gravierend, muss der AuF überarbeitet werden.

Die antragstellende Institution gibt im Antrag ein Projektkonto an. Über dieses Konto müssen alle Ausgaben für das Projekt getätigt werden. Die Fördergelder werden ebenfalls nur auf dieses Konto überwiesen.

Die Belegliste ist ein Bestandteil des Verwendungsnachweises, den Sie nach Abschluss des Projektes beim Kulturkoffer einreichen müssen. Die Belegliste listet jede einzelne Ausgabe auf, die für das Projekt getätigt wurde. Wird die Belegliste ordentlich geführt, ergeben sich daraus automatisch die Werte für den zahlenmäßigen Nachweis (der ebenfalls zum Verwendungsnachweis gehört). Anhand der Belegliste werden die Ausgaben hinsichtlich ihrer Rechtmäßigkeit geprüft.
Eine Vorlage bekommen Sie vom Kulturkoffer-Team zur Verfügung gestellt.
Die Belegliste muss nicht eingereicht werden, wenn der Projektträger eine Gebietskörperschaft ist oder das Projekt über eine Festbetragsfinanzierung gefördert wird.

Der Bewilligungszeitraum für die Kulturkoffer-Zuwendung wird im Weiterleitungsvertrag festgelegt und kann vom im Antrag angegebenen Projektzeitraum abweichen. Für die Projektdurchführung und –abrechnung ist der Bewilligungszeitraum aus dem Vertrag ausschlaggebend: Alle Tätigkeiten, die mit Ihrem Projekt in Zusammenhang stehen, müssen in diesem Zeitraum umgesetzt werden. Nur Ausgaben, die in diesem Zeitraum getätigt wurden, können im Rahmen eines Kulturkoffer-Projekts abgerechnet werden.

Beim Kulturkoffer werden die Projektakten digital geführt. Antragsteller*innen und Zuwendungsempfänger*innen reichen also erforderliche Unterlagen (z. B. Anträge, Verträge, Verwendungsnachweise, Mittelabrufe) digital ein, d.h. Sie müssen die rechtsgültig unterschriebenen Dokumente einscannen. Die Scans müssen eine gute Qualität haben, deswegen müssen sie farbig sein und eine Auflösung von 300 dpi haben.

Im Rahmen der Förderung willigen Sie ein, Ihr Projekt zu dokumentieren und das Material dem Kulturkoffer zur Verfügung zu stellen. Überlegen Sie sich geeignete Dokumentationsformen und evaluieren Sie diese anschließend. Der Kulturkoffer veröffentlicht Ihre Fotos, Videos und Berichte auf seiner Website. Bitte holen Sie vorher unbedingt die Einverständniserklärung aller abgebildeten Personen ein.
Die Dokumentation kann ins Projektbudget eingeplant werden und ist damit förderfähig.

Drittmittel sind Mittel, die von den Einrichtungen zusätzlich zum regulären Haushalt von öffentlichen oder privaten Stellen eingeworben werden. Im Rahmen der Kulturkoffer-Projektförderung wird in der Regel 30% der Ausgaben aus Einnahmen finanziert. Dazu zählen auch die Drittmittel. Drittmittel können bei der Kommune, vom Landkreis, von Stiftungen etc. beantragt werden und werden im Ausgaben- und Finanzierungsplan (AuF) aufgelistet. Um eine Doppelfinanzierung auszuschließen, können Drittmittel vom Land nicht berücksichtigt werden.

Wenn Sie im Ausgaben- und Finanzierungsplan (AuF) Ihres Projektes Drittmittel angegeben haben, muss das Kulturkoffer-Team vor dem Projektstart prüfen, ob die Gelder tatsächlich bewilligt sind. Sie haben in Ihrem Antrag eine Person der drittmittelgebenden Institution angegeben, die für die Abstimmung dann kontaktiert wird. Erst wenn uns eine offizielle Zusage über die Drittmittel vorliegt, kann das Projekt beginnen und der Weiterleitungsvertrag abgeschlossen werden.
Sollte sich herausstellen, dass Drittmittel nicht oder nicht in angegebener Höhe bewilligt werden, müssen diese Gelder durch andere Einnahmen ausgeglichen werden. In diesem Fall muss der Ausgaben- und Finanzierungsplan überarbeitet werden.

Eigenleistungen sind Personal- und Sachleistungen, die nicht in finanzieller Form in das Projekt eingebracht werden. Dazu können z.B. ehrenamtliche Tätigkeiten zählen, aber auch die Bereitstellung von Gegenständen (wie z.B. Instrumente, Fahrzeuge, etc.), Räume oder Personal. Eigenleistungen können im Ausgaben- und Finanzierungsplan aufgelistet werden und können sich unter Umständen positiv auf die Förderquote auswirken. Eigenleistungen unterscheiden sich von Eigenmitteln dadurch, dass kein Geldfluss stattfindet.

Eigenmittel sind alle finanziellen Mittel, die dem Projekt zur Verfügung stehen. Dazu zählen die Barmittel der antragstellenden Institution und der Kooperationspartner*innen, aber auch Einnahmen aus Teilnahmegebühren oder aus Eintritten. Eigenmittel unterscheiden sich von Eigenleistungen dadurch, dass bei Eigenmitteln immer ein tatsächlicher Geldfluss stattfindet.

Die Fehlbetragsfinanzierung ist eine von drei Finanzierungsarten für Projektförderungen. Sie deckt die Kosten, die durch Eigenmittel oder Drittmittel nicht gedeckt werden können. Die maximale Fördersumme ist im Bewilligungsbescheid oder im Weiterleitungsvertrag festgelegt. Wenn das Projekt bei der Durchführung günstiger wird, werden die nicht ausgegebene Einnahmen zurückgefordert. Erhöhen sich die Ausgaben ist die Förderung durch die festgelegte Maximalsumme gedeckelt. Im Kulturkoffer wird diese Finanzierungsart nicht angewendet.

Die Förderquote berechnet sich aus dem Verhältnis zwischen den Gesamtausgaben des Projekts und der Fördersumme. Der Kulturkoffer fördert in der Regel 70% der Ausgaben. Sollte in Ihrem Ausgaben- und Finanzierungsplan die berechnete Förderquote stark abweichen, sprechen Sie das Kulturkoffer-Team an.

Der Förderschwerpunkt des Kulturkoffers liegt auf Projekten ab 5.000€. Nach oben gibt es keine harte Grenze. Solange das Fördervolumen Ihres Antrags mit Ihrem Projektkonzept in Einklang steht, können Sie die beantragte Fördersumme selbst festlegen. Zur Orientierung in der Vergangenheit wurden Projekte mit durchschnittlich 15.000€ gefördert.

Die formalen Angaben sind ein Bestandteil des Antrags. Das Formular finden Sie hier. Darin werden alle relevanten Daten zur antragstellenden Institution, zur kooperierenden Einrichtung und zur Finanzierung abgefragt.

Als Gebietskörperschaften (GK) zählen u.a. Kreise, Kommunen und Gemeinden, Einrichtungen in öffentlicher Hand wie beispielsweise Stadtmuseen oder Eigenbetriebe. Diese sind zur Antragstellung berechtigt. Die Bedingungen für eine Projektförderung sind für Gebietskörperschaften in den allgemeinen Nebenbestimmungen (ANBest-GK) festgelegt.

Sie können Reisekosten im Ausgaben- und Finanzierungsplan angeben und abrechnen. Dabei ist das Hessische Reisekostengesetz anzuwenden. Dieses finden Sie hier.

Honorarverträge sollten schriftlich abgeschlossen werden. Richtwert für Honorare sind 50 €/Stunde. In begründeten Ausnahmefällen können auch höhere Honorare anerkannt werden.

Mit Infrastrukturkosten sind die Ausgaben gemeint, die benötigt werden, damit die Einrichtung/Initiative überhaupt arbeiten kann. Es handelt sich also um Ausgaben, die sowieso getätigt werden und nicht durch die Projektarbeit entstehen. In der Regel sind dies Löhne, Gehälter und Sozialversicherungsbeiträge von Festangestellten, Raum- und Bürokosten, Betriebskosten für Autos, usw. Diese Ausgaben sind im Kulturkoffer nicht förderfähig und dürfen in der Kalkulation nicht berücksichtigt werden.

Handlungsempfehlung: Berechnen Sie anhand Ihres letzten Jahresabschlusses Tageswerte für die Infrastruktur. Kalkulieren Sie, wie viele Tage diese für das Projekt benötigt wird und geben Sie unter Eigenleistungen die Werte an. 

Die Projekte werden durch das Kulturkoffer-Team formal geprüft. Anmerkungen zu den Inhalten während des Prüfprozesses sind lediglich Empfehlungen und weisen Sie auf Schwachstellen in Ihrem Antrag hin. Die inhaltliche Bewertung der Projekte erfolgt über eine unabhängige Fachjury, die über die Förderung der Projekte entscheidet. 

Handlungsempfehlung: Nehmen Sie die Anmerkung des Kulturkoffer-Teams im Prüfprozess ernst und präzisieren Sie die potenziellen inhaltlichen Schwachstellen. Ziel ist es, der Jury ein möglichst plastisches Bild Ihrer Projektidee zu geben und sie dafür zu begeistern. Sollte Ihr Projekt dennoch nicht ausgewählt worden sein, gehen Sie mit dem Kulturkoffer-Team ins Gespräch und nutzen Sie die Chance zur Beratung. Grundsätzlich ist es möglich eine Projektidee ein zweites Mal einzureichen.

Im Kulturkoffer werden nur Kooperationen gefördert, d.h. mindestens zwei Partner*innen fühlen sich gemeinsam für das Projekt in der Konzeption und Durchführung verantwortlich.

Handlungsempfehlung: Lernen Sie sich frühzeitig kennen und erarbeiten Sie gemeinsam die Projektidee. Um den Teilhabeaspekt der Kulturkoffer-Förderung gut abzudecken, wird ein*e Partner*in mit einer künstlerischen Expertise und ein*e Partner*in aus dem Sozialraum der Teilnehmenden empfohlen. Die Erfahrung zeigt, dass die Qualität der Projekte entscheidend von der Stabilität der Kooperation abhängig ist. Besprechen Sie die Aufgabenteilung im Projekt. Im Idealfall halten Sie die Zuständigkeiten in einer Vereinbarung fest. Das Kulturkoffer-Team empfiehlt die Antragstellung über den*die Partner*in mit der stärkeren Infrastruktur.

Die Künstlersozialkasse (KSK) ist die gesetzliche Sozialversicherung für Künstler*innen und Publizist*innen in Deutschland. Als Einrichtung/Initiative sind Sie verpflichtet, den Arbeitgeber*innenanteil der Sozialversicherung an die KSK pauschal abzuführen. Diese Sozialversicherung ist im Kulturkoffer grundsätzlich förderfähig, sofern die Einrichtung/Initiative abgabepflichtig ist und den Betrag auch entrichtet.

Handlungsempfehlung: Kalkulieren Sie bei den Ausgaben die KSK für die Honorarkräfte mit. Dabei ist es nicht relevant, ob die Honorarkräfte selbst über die KSK versichert sind. Die Berufsgruppen, die abgabepflichtig sind, finden Sie auf den Internetseiten der KSK. Der Abgabesatz kann sich jährlich ändern und wird auf den Internetseiten der KSK veröffentlicht. Falls Sie bislang keine KSK abgeführt haben, klären Sie bitte, ob Sie abgabepflichtig sind. Wie überall gibt es Ausnahmen.

Für den Nachweis muss das Kulturkoffer-Team überprüfen, ob die KSK gezahlt wurde. Da die KSK die Entgeltmeldung in der Regel erst zum 31.03. des Folgejahres benötigt, empfiehlt der Kulturkoffer dem Nachweis eine Bestätigung beizulegen, dass die Einrichtung/Initiative abgabepflichtig ist, sowie den Überweisungsbeleg beizufügen. Dafür sollte die KSK, die durch das Kulturkoffer-Projekt entsteht, bis zum 31.12. proaktiv an die KSK überwiesen werden. Dieses Vorgehen sollten Sie vorab ebenfalls mit der KSK klären.

Die Landeshaushaltsordnung (LHO) und die dazugehörigen Verwaltungsvorschriften (VV), v.a. § 7 § 23 und § 44 der LHO, bilden die wesentlichen Rechtsgrundlagen im Zuwendungsrecht, an denen sich auch der Kulturkoffer ausrichtet. Die LHO finden Sie hier.

Die Projektbeschreibung ist der inhaltliche Baustein eines Kulturkoffer-Antrags. Hier wird das Projekt mit Impuls, Zielsetzung, Methoden und Ablauf vorgestellt. Zur inhaltlichen Darstellung gehört auch die Selbstdarstellung, der Aufbau der Kooperation und die Ansprache der Teilnehmenden.

Handlungsempfehlung: Sowohl das Kulturkoffer-Team als auch die Jury müssen das Projekt auf dem Papier prüfen, bewerten und entscheiden. Versuchen Sie so plastisch wie möglich das Projekt zu beschreiben. Orientieren Sie sich an den Fragestellungen im Formular. Diese sind als Hilfestellung gedacht. Eine weitere Leitfrage sollte sein: Wieso soll der Kulturkoffer als Geldgeberin bei dem Projekt mitmachen wollen?

Sie legen im Antrag einen Projektzeitraum fest. Der Projektzeitraum muss alle Tätigkeiten, die in Zusammenhang mit Ihrem Projekt stehen, umfassen. Innerhalb dieses Zeitraums muss das Projekt vollständig durchgeführt werden. Es empfiehlt sich deshalb, diesen großzügig anzugeben, damit für die Vor- und Nachbereitung Ihres Projektes genügend Zeit bleibt. Der im Antrag angegebenen Projektzeitraum kann vom im Weiterleitungsvertrag festgelegten Bewilligungszeitraum abweichen.

Mit Regelbetrieb ist das Tagesgeschäft der Einrichtung/Initiative gemeint. D.h. falls eine Einrichtung wöchentliche Malkurse anbietet, sind diese der Regelbetrieb. In der Projektförderung ist diese Arbeit in der Regel nicht förderfähig. Handlungsempfehlung: Werden Sie sich über Ihr Tagesgeschäft im Klaren, auch wenn dessen Finanzierung nicht gesichert ist. Überlegen Sie sich potenziellen inhaltliche Leerstellen zu Ihrem Angebot. Konzipieren Sie gemeinsam mit ihren*ihrer Kooperationspartner*in ein zusätzliches Projekt, welches gut zum regulären Angebot passt, aber eine besondere Note hat.

Für die Förderung, die sich in der Regel an zivilgesellschaftliche Akteur*innen richtet, muss geklärt werden, ob die Einrichtung/Initiative überhaupt existiert und ob sie den zivilgesellschaftlichen Anforderungen entspricht. Dazu müssen bestimmte offizielle Unterlagen bei der Antragstellung eingereicht werden. Im Kulturkoffer heißen diese Unterlagen Reisepass. Auch bei Auslandsreisen müssen Sie an der Grenze einen Pass und ein Visum haben und es wird kontrolliert, ob Sie wirklich die Person sind, die in das Land einreisen möchte.

Handlungsempfehlung: Laden Sie sich die Checkliste Reisepass herunter. Hier finden Sie die Auflistung der Dokumente, die entsprechend ihrer Rechtsform eingereicht werden müssen. Suchen Sie die Dokumente zusammen bzw. beantragen Sie einen neuen Registerauszug.

Teilnehmende Ihres Projekts sind die Personen, die Sie für Ihr Projekt gewinnen können und die sich aktiv an den Veranstaltungen Ihres Projekts beteiligen. Davon abzugrenzen ist das Publikum, also Personen, die die Maßnahmen Ihres Projekts nur passiv erleben, z.B. bei einer Abschlussaufführung zuschauen oder zuhören.

Die Teilnehmenden eines Kulturkoffer-Projekts sind im besten Fall zwischen 3 und 27 Jahre alt, denn der Kulturkoffer fördert vor allem Kulturelle Bildung für Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene. Im Rahmen von generationsübergreifenden Projekten können auch ältere Menschen Teilnehmende sein. Die Teilnahme an einem Kulturkoffer-Projekt soll möglichst kostenfrei oder zumindest kostengünstig sein.

Handlungsempfehlung: Achten Sie bei der Planung Ihres Kulturkoffer-Projektes darauf, dass Sie die Teilnehmendengruppen nicht zu groß planen, dass Sie einen sinnvollen Betreuungsschlüssel wählen und dass Sie die speziellen Bedürfnisse Ihrer Teilnehmenden beachten. Bei minderjährigen Teilnehmenden ist außerdem ein durchdachtes Schutzkonzept wichtig.

Im Rahmen eines Kulturkoffer-Projekts können Sie Verbrauchsmaterial und Geräte anschaffen. Dabei ist eine Grenze von 410,00 € pro Stück zu beachten. Anschaffungen, die diesen Wert pro Stück überschreiten, sind nicht förderfähig.

Kulturkoffer-Projekte werden in der Regel als Anteilfinanzierung oder Festbetragsfinanzierung mit einem bestimmten Förderanteil gefördert. In begründeten Einzelfällen können Projekte auch als Vollfinanzierung gefördert werden, d.h. der Kulturkoffer übernimmt dann 100% der anfallenden Projektausgaben.

Handlungsempfehlung: Ist abzusehen, dass Sie die üblichen 30% Eigenanteil für ein Kulturkoffer-Projekt nicht aufbringen können, sprechen Sie uns an. Wir versuchen dann gemeinsam mit Ihnen eine Lösung zu finden.

Zuwendungen sind Geldleistungen der öffentlichen Hand (EU, Bund, Länder, Regierungsbezirke, Kreise, Kommunen), die diese freiwillig vergibt. Damit fördert der Staat Vorhaben, an denen ein besonderes öffentliches Interesse besteht. Im Falle des Kulturkoffers kommt die Zuwendung vom Hessischen Ministerium für Wissenschaft und Kunst (HMWK). Sie besteht also aus Landesmitteln, die für jedes Haushaltsjahr neu festgelegt werden. Das besondere öffentliche Interesse des Landes Hessen an der Förderung von Kultureller Bildung ist in der Hessischen Landesverfassung festgelegt. Für welche Zwecke die Zuwendung vergeben werden darf, regeln die jeweiligen Förderrichtlinien der Förderprogramme.